eventos corporativos

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Creatividad, estrategia, coordinación… A la hora de organizar un evento son muchos y muy diversos los factores que intervienen y de ellos dependerá su éxito. ¿A cuántos eventos corporativos has asistido? ¿Cuáles recuerdas? La respuesta a esta pregunta no depende del azar, sino del trabajo y el talento de los profesionales encargados de su organización.

Cada vez es mayor la partida económica que las empresas y corporaciones destinan a la organización de eventos pero, ¿realmente se obtiene una rentabilidad de esta inversión? Lo importante no es el número de eventos que se organicen al año, es la capacidad de estos para permanecer en la mente de sus públicos.

Ocho consejos para organizar tus eventos corporativos

Fecha. A la hora de decidir cuándo celebrar un evento corporativo es importante conocer si podría coincidir con otro acontecimiento que pudiese perjudicar a nuestra capacidad de convocatoria. Además, no todos los días son válidos, dependiendo de la tipología del evento debemos elegir un día de la semana u otro.

Las entregas de premios, las presentaciones de producto o los aniversarios son eventos cuyo día de celebración ideal es el jueves. Una regla importante es que los fines de semana son días en los que compartir tiempo con la familia, por lo que debemos respetar esto a no ser que vayamos a extender la invitación a acompañantes. En cuanto a los congresos, es recomendable que se celebren en días laborales, procurando que acaben en jueves o viernes a mediodía. Y si hablamos de ferias o exposiciones, los fines de semanas deben estar incluidos en su período de celebración para abarcar un público también general.

Localización. Aspectos clave a tener en cuenta a la hora de elegir un espacio:

  • Lugar de procedencia de los invitados. Si la mayoría se encuentran en la misma ciudad lo mejor será optar por localizaciones que permitan ir a pie o que no supongan grandes desplazamientos. Si gran parte de los asistentes llegan en avión es preferible optar por instalaciones que se encuentren próximas al aeropuerto.
  • Diseño. Para poder empezar a trabajar deberemos contar con un plano del espacio sobre el que diseñar distintos aspectos del evento, como cada unas de las zonas que se quieren habilitar (recepción, acreditaciones, sala de prensa, zona de cóctel, office, etcétera).
  • Accesibilidad. El espacio debe estar totalmente adaptado para facilitar el acceso a personas con necesidades especiales.
  • Acústica. Es importante comprobar la acústica del lugar. Los techos demasiado altos pueden dar lugar a ecos. Los bajos, por el contrario, resultarán muy ruidosos si el número de asistentes es elevado.
  • Accesos. En este punto se deben tener en cuenta factores como la facilidad de aparcar en las inmediaciones y la posibilidad de acceder a la localización en transporte público. En caso de que el estacionamiento suponga un problema se puede plantear la opción de ofrecer lanzaderas a los asistentes para que los recojan en diferentes puntos.

Tecnología. La inclusión de la tecnología en los eventos corporativos es una tendencia actual que ha venido para quedarse. En un campo en el que es tan importante conseguir emocionar al público, la tecnología se ha convertido en nuestra gran aliada. La inmediatez, la interactividad y la personalización son solo algunas de las ventajas que podemos obtener de su incorporación a los eventos corporativos.

Por ejemplo, el uso de hologramas en este sector tiene increíbles resultados a la hora de impactar a los asistentes. Imagina cuál puede ser el resultado de montar una pop-up store con la reproducción mediante llamativas luces de los artículos de tu empresa. O de conseguir hacer flotar la imagen de tu marca para dar la bienvenida a los asistentes. Incluso de mostrar en tu evento a un famoso DJ en 3D que, en realidad, está pinchando su sesión a tiempo real en la otra parte del mundo.

Streaming. Aunque este factor podemos conseguirlo gracias a la tecnología, por su importancia dentro de la organización de un evento corporativo merece ser abordado de manera específica. Se trata de la solución más práctica para conseguir un mayor alcance y la solución a cualquier barrera geográfica o temporal.

Creatividad. El concepto creativo es un elemento importante para conseguir sorprender al público. Se trata de ser capaces de otorgar valor diferencial a nuestro evento sin perder la cohesión de los elementos que lo conforman (escenografías personalizadas, localizaciones singulares, vivencias experienciales con la marca, ambientaciones originales…)

Catering. El momento del catering es la oportunidad perfecta para hacer networking y fortalecer lazos de unión. En un evento corporativo se debe optar por una comida o cena tipo cóctel, ligera y con platos que permitan ser ingeridos de un bocado. Hay que tener en cuenta alimentos para personas intolerantes, especialmente al gluten y a la lactosa, intolerancias que están a la orden del día.

Personal auxiliar. Existen ciertas tareas que, aunque parezcan sencillas, es necesario saber delegar. Es el caso del control de accesos, la recepción y el control del flujo del tráfico de los asistentes. Para estas funciones recomendamos contratar a azafatos o azafatas y, en caso de que sea necesario, personal de seguridad. Recomendamos realizar el control de accesos con dispositivos electrónicos, pues la tecnología facilitará la tarea y evitará las colas. En caso de no ser posible, es importante ordenar a los asistentes por orden alfabético según su primer apellido.

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