Cuando pensamos en comunicación corporativa, lo más recurrente es que se vengan a la cabeza ideas como la relaciones con los medios, las notas de prensa, las redes sociales o las apariciones en medios de comunicación y canales de influencia. Y, aunque son elementos fundamentales en la comunicación de una empresa, todas tienen algo en común: son parte de la comunicación externa, la que trata de proyectar la empresa más allá de sus límites. Eso provoca que tienda a dejarse en un segundo plano una parte de esta industria que es fundamental para las empresas ambiciosas: la comunicación interna. Por eso queremos darte tips de comunicación interna que puedes empezar a aplicar mañana.
La comunicación interna puede parecer un campo reservado a grandes empresas con números de empleados muy elevados, pero es igualmente importante en pequeñas y medianas compañías. Porque, más allá de la etimología, cuidar la comunicación interna supone la creación de unas estructuras, protocolos y recursos que ayudarán a que el trabajo se lleve a cabo mejor y, en definitiva, las cuentas de resultados también lo reflejen.
Nunca es tarde para empezar a plantearse cómo tener una buena comunicación interna. Independientemente de si lo planteamos para un equipo de cinco personas, para uno de 50 o para uno de 500, hay unos principios fundamentales que pueden regir la estrategia básica para que, después, cada empresa la adapte y ejecute de una manera adaptada a su realidad diaria.
Tras ayudar a muchas empresas con su comunicación interna a lo largo de los años, en el equipo de CA Agencia – ComunicAlicante consideramos que estas son las máximas que siempre deben prevalecer:
Información accesible y transparente
No debemos confundir comunicación interna con comunicación entre empleados. Una no se implementa para sustituir a la otra, sino para hacerla más eficiente. Por eso, es básico que todo se sustente en unos flujos de información adecuados. Es importante encontrar el sistema que mejor se adapte: documentación online, servidores propios, archivos en la nube, plataformas compartidas… Que todo el equipo pueda tener acceso a cualquier información que necesite en cuestión de segundos.
Las noticias, primero, dentro
Es genial que las empresas opten por contar con su propio gabinete de prensa (internamente o externalizado), manden comunicados a los medios y pulan su propio altavoz para controlar la narrativa sobre su actualidad. Pero para cuidar bien la comunicación externa es importante que se mime igualmente la comunicación interna. Nunca un empleado debe enterarse de una novedad de su propia empresa por medios externos. Cualquier tema de actualidad de interés tiene un flujo comunicativo muy sencillo: primero, se entera el equipo. Después, el mundo. Refuerza su sentido de pertenencia.
Fortalece la identidad corporativa
En muchas ocasiones, la identidad corporativa se interpreta como la parte visual de la empresa que mostramos al exterior. Pero su trascendencia va más allá: debe empapar también la vida diaria de los trabajadores a través de diferentes recursos que ayudarán, además, a reforzar su identificación con la empresa. Señalética, digital signaling, packs de bienvenida, manuales corporativos y otros recursos son grandes ideas para implementar y que el equipo se sienta más identificado y presente.
Colaboración entre equipos
La comunicación interna se ubica a mitad camino entre el departamento de Comunicación y el de Recursos Humanos. Es importante establecer la mejor manera para colaborar, para unir los talentos y fortalezas de ambos departamentos y para repartir las tareas de forma que su alcance sea el máximo posible. No hay mejores tips de comunicación interna que el trabajo en equipo y el establecimiento por parte de la dirección y/o responsables de la empresa, negocio o proyecto de los foros y protocolos adecuados para que la información circule con fluidez desde los departamentos clave sin obstáculos o demoras. Aplicaciones colaborativas, reuniones virtuales o físicas o incluso encuentros más informales (como viajes, convivencias, seminarios, almuerzos, aperitivos, etc) son imprescindibles. Eso sí, siempre preestablecidos y de manera continuada en el tiempo. La experiencia nos dice que las puestas en común y dinámicas de grupo es donde surgen las mejores ideas, siempre y cuando se le dé a la Comunicación la importancia estratégica que merece. ¡Un departamento de comunicación o agencia, por amplio y competente que sea, no puede por sí mismo ejecutar una estrategia si no cuenta con la materia prima de la información interna!
Implica a todos los empleados
La comunicación interna es, sobre todo, colaborativa. Por eso es básico que no solo los equipos o personas a cargo de la misma se involucren, sino todas las personas que forman parte de la empresa. Por eso, para fomentar la colaboración en la comunicación interna, es importante saber sus opiniones, sugerencias y propuestas. Encuestas internas, buzones de sugerencias o reuniones son elementos que pueden ayudar mucho.
La comunicación interna, como la comunicación externa y casi cualquier otra disciplina, siempre estará mejor cuidada en manos expertas. Por eso, aquí va el bonus track y último tip del artículo: sea con empleados internos o de forma externalizada, y aunque el acceso a nuevas tecnologías de la información esté más democratizado que nunca, lo fundamental es que se encargue de ella alguien con la formación, experiencia y visión adecuadas para saber lo que hace. ¡El mundo empresarial y profesional no es el Facebook de tu cuñado ni el Instagram de tu hija!